Einwilligungen und Kommunikationspräferenzen aktuell halten

Prüfen Sie vor jeder Werbesendung, ob Kontaktweg, passende Rechtsgrundlage und aktueller Erklärungsstand zusammenpassen. Erfassen Sie Änderungen so, dass sie bei der Versandfreigabe berücksichtigt werden.

Beziehen Sie die DSGVO und § 7 UWG in die Prüfung von Werbeansprachen ein. Prüfen Sie die passende Rechtsgrundlage und informieren Sie über den Zweck.

Vier Zustände getrennt führen

Eine Einwilligung ist eine bestätigende Erklärung zu einem bestimmten Zweck. Ihr Widerruf wirkt für die Zukunft.

Ein Werbewiderspruch betrifft die Verarbeitung für Direktwerbung. Eine freiwillige Präferenz kann festlegen, welche Themen oder Kontaktwege jemand bevorzugt; sie schafft für sich genommen keine Rechtsgrundlage.

Einwilligung: Speichern Sie Zweck, betroffenen Kontaktweg und den damals angezeigten Text. Halten Sie bestätigende Handlung und Zeitpunkt fest.

Widerruf: Verknüpfen Sie den Eingang mit der betroffenen Einwilligung. Halten Sie fest, welche geplanten Werbekontakte dadurch betroffen sind.

Werbewiderspruch: Erfassen Sie, worauf sich die Erklärung bezieht. Übernehmen Sie ihre Reichweite in die betroffenen Werbeabläufe.

Präferenz: Speichern Sie den gewählten Kanal oder das gewählte Thema. Halten Sie auch den Zeitpunkt der Änderung fest.

Eine einer Person zugeordnete Präferenz ist ebenfalls personenbezogen. Die Auswahl „nur E-Mail“ ist nicht automatisch eine Einwilligung in Werbe-E-Mails.

Berücksichtigen Sie ausdrücklich geäußerte Themenwünsche auch dann, wenn eine Ansprache auf anderer Grundlage möglich ist.

Rechtsgrundlagen im Überblick: DSGVO & § 7 UWG

Den Ursprung einer Einwilligung nachweisen

Dokumentieren Sie, welche Erklärung die Person gesehen und durch welche Handlung sie zugestimmt hat. Der Nachweis muss zum Kontaktmittel passen, das für Werbung verwendet wird.

Eine E-Mail-Bestätigung belegt nicht ohne Weiteres eine Einwilligung für Telefonwerbung. Bewahren Sie den ursprünglichen Wortlaut auf, statt ihn bei späteren Änderungen zu überschreiben.

Ändert sich der Werbezweck wesentlich, prüfen Sie, ob die bisherige Erklärung ihn noch deckt. Eine Zustimmung zu bestimmten Produktinformationen ist keine allgemeine Freigabe für beliebige spätere Werbung.

Änderungen vor dem Versand berücksichtigen

Ein Widerruf oder Werbewiderspruch kann im Portal, per Nachricht oder beim Service eingehen. Bearbeiten Sie ihn auch dann, wenn die Person keinen vorgesehenen Abmeldelink nutzt.

Führen Sie Einwilligungsnachweise und Änderungen in einer Consent-Verwaltung. Ordnen Sie jeden Eintrag dem betroffenen Kontakt und Werbeablauf zu und halten Sie den Änderungszeitpunkt fest.

Prüfen Sie vor der Versandfreigabe den aktuellen Stand für jeden betroffenen Kontakt. Vergleichen Sie den Änderungszeitpunkt im Nachweis mit den für den Versand verwendeten Daten.

Ein älterer Export belegt keinen aktuellen Versandstatus. Berücksichtigen Sie neue Widersprüche bei der technischen Übergabe und halten Sie bereits geplante Sendungen an, soweit das noch möglich ist.

Für andere eigenständige Zwecke benötigte Daten fallen durch einen Widerruf der Werbeeinwilligung nicht automatisch weg. Beurteilen Sie Zweck, Rechtsgrundlage und Aufbewahrung gesondert.

Unklare Altdaten nicht freigeben

Fehlen bei importierten Einträgen Textfassung, Kontaktweg oder Bestätigungsnachweis, belegen sie keinen einwilligungsbasierten Versand. Eine frühere Bestellung beweist ebenfalls keine Einwilligung.

Kontrollieren Sie Änderungen kurz vor dem Versand und Fälle mit möglichen Doppelprofilen. Ist unklar, welcher Kontakt von einer Erklärung betroffen ist, klären Sie die Zuordnung und dokumentieren Sie das Ergebnis, bevor Sie eine Werbefreigabe erteilen.